Agile werken en de rol van controllers

Steeds meer organisaties ontdekken dat Agile veel meer is dan een methode om softwareprojecten slimmer en efficiënter te organiseren. Het kan net zo effectief ingezet worden bij organisatieveranderingen. Hoe je dit soort Agile trajecten vervolgens beheerst, is voor controllers natuurlijk een belangrijke vraag.

De introductie van Agile werken gaat zelden zonder slag of stoot. Al was het maar omdat Agile uitgaat van zelfsturende teams met veel vrijheid. Daarnaast is er geen exact eindpunt. Hoe ga je daar mee om als controller? Hoe kun je vanuit een control-rol Agile projecten succesvol ondersteunen? Daar gaat deze blog over.

Agile werken vraagt om een andere controller rol

Zoals de naam al doet vermoeden, biedt Agile werken organisaties de mogelijkheid om wendbaarder te zijn. De methode leent zich bij uitstek voor situaties waarin er nog geen exact beeld is van het gewenste eindresultaat of waarin je vanwege veranderingen in de directe omgeving het ontwikkelproces naar een concreet eindresultaat flexibel moet houden.

Deze flexibiliteit heeft onvermijdelijk consequenties voor de veelal traditionele wijze waarop organisaties veranderingen ‘in control’ houden. Agile heeft een andere manier van aansturen en richting geven nodig. Hierin is dus ook een belangrijke rol weggelegd voor de controller, één die afwijkt van zijn of haar klassieke rol.

Resultaten sneller zichtbaar en beter meetbaar

Door de stapsgewijze (iteratieve) Agile aanpak, worden resultaten sneller zichtbaar dan met traditionele methoden. Wil je bijvoorbeeld werken met een nieuwe set van KPI’s, dan ontwikkelen we die stapsgewijs en laten we de resultaten van elke ontwikkelslag door de opdrachtgever beoordelen.

Op deze manier krijgen we met elkaar, aan de hand van werkende tussenoplossingen, een steeds beter beeld van hoe de oplossing voor het vraagstuk eruit ziet. Tijdens die ontwikkelslagen ben je dus ‘in control’. Iets wat iedere controller graag ziet.

Deze werkwijze zorgt ervoor dat er meer zicht is op de daadwerkelijke voortgang. Waardoor je de mogelijkheid hebt om tussentijds en tijdig bij te sturen of in te grijpen. Organisaties hebben zo dus juist een grotere kans om ‘in control’ te zijn en te blijven!

Focus op resultaat- en gedragssturing

Teams worden niet op dagelijkse basis op “het hoe” aangestuurd, maar zijn zelfsturend op basis van de resultaten, “het wat”, en daarmee ook zelf verantwoordelijk voor die resultaten.

Problemen die de resultaten in de weg staan lost het team in principe zelf op. Waar nodig uiteraard met hulp van de organisatie. De voornaamste controls die daar bij horen zijn resultaat- en gedragssturing.

Het team wordt na afloop van elke (meestal tweewekelijkse) cyclus beoordeeld op basis van de behaalde resultaten. Daarnaast moet het team zich resultaatverantwoordelijk gedragen. Dat betekent dus ook dat je elkaar en de organisatie durft aan te spreken als de resultaten om wat voor reden dan ook in het gedrang komen.

Maar praten over resultaten is veel makkelijker en logischer voor professionals dan bespreken hoe ze daar gekomen zijn! De vrijheid hebben om zelf te bepalen hoe je tot de afgesproken resultaten komt, geeft een heel andere cultuur. Samen leren in plaats van bijgestuurd worden, is echt veel effectiever.

Concrete Agile handvatten voor controllers

Een ander groot voordeel van Agile voor controllers, is dat het concrete handvatten biedt voor het beïnvloeden van de besluitvorming. Binnen Agile wordt er namelijk met een backlog gewerkt, waarin de zogenoemde ‘user stories’ te vinden zijn, en dat biedt mooie samenwerkingsmogelijkheden.

De ‘user stories’ zijn schetsen van het te bereiken resultaat die geprioriteerd worden. Aan de belangrijkste wordt het eerste gewerkt. De rest blijft dan nog op de backlog staan.

De product owner is degene die de prioriteit van de backlog bepaalt, maar de controller ondersteunt het besluitvormingsproces door te bepalen wat de te verwachte baten van de te realiseren backlog items zijn. Eigenlijk kun je die items zien als mini-businesscases waarmee op waarde gestuurd wordt.

Er is nog veel meer te vertellen over Agile werken en de rol van controllers

Maar dan zou deze blog wel heel erg lang worden. 😉 Dus neem gerust contact op via +31 (0)33 234 0 333 of welkom@leanresults.nl als je er meer over wilt weten. Of plan een vrijblijvend consult van 1 uur in. Tot horens!

lees ook de blog Waarom Lean en Agile niet zonder elkaar kunnen

.
Over Louis Brackel, oprichter en mede-eigenaar LeanResults

Ruim 25 jaar ervaring als financieel manager, Master Black Belt in Lean, adviseur, coach en programma- en projectmanager op het gebied van performance management en Lean. Geen academische theorieën of vage concepten, maar straight to the point met bewezen tools.