Wat zijn de 8 Lean verspillingen?

Bedrijven die de Lean filosofie aanhangen en de Lean principes succesvol in de praktijk brengen, zijn continu op zoek naar verspillingen in de ogen van de klant. In ieder proces zitten verspillingen, altijd. Je spoort ze op door op 8 manieren naar het proces te kijken.

In deze blog werk ik die 8 manieren uit aan de hand van een concreet voorbeeld: een productie- en verkooporganisatie van hout. Je zult bij dit bedrijf alle Lean verspillingen tegenkomen, net als in ieder ander proces bij elke andere soort organisatie.

1. Correctie

Binnen het volledige productie- en dienstverleningsproces komen er tussenproducten voor die niet aan de interne- en/of externe klantverwachtingen of klantspecificaties voldoen. Het vraagt veel tijd om tekortkomingen te herstellen en adequaat te reageren op klachten.

Ga ervan uit dat voor elke klacht die je krijgt, er 7 zijn die je niet hoort. Wees dus dankbaar voor iedere klacht. Het is een kans om te verbeteren. Niet alleen door het oplossen van de klacht, maar vooral door het structureel wegnemen van de basisoorzaak (wat in de meeste gevallen overigens niet gebeurt, helaas).

Een voorbeeld van correctie bij het houtverwerkingsbedrijf:

De binnendienst ontvangt een onvolledige order van de buitendienst: het telefoonnummer en e-mailadres van de nieuwe klant ontbreken. Het e-mailadres wordt gebruikt om de order te bevestigen vanuit het geautomatiseerde systeem, zodat er geen brief gestuurd hoeft te worden. Het telefoonnummer kan in een latere fase nodig zijn voor de debiteurenbewaking.

De verkoper had beide meteen kunnen opschrijven bij het aannemen van de order. Dit is echter een standaard werkwijze die niet goed afgesproken is. Het alsnog achterhalen van deze gegevens vergt extra handelingen, waardoor de doorlooptijd van de order vertraagt. En daar heeft de klant meteen last van.

2. Overbewerking

Bij overbewerking worden er meer handelingen verricht dan strikt noodzakelijk is. Als de binnendienst het telefoonnummer zelf van het internet haalt, kan het zijn dat als er aangemaand moet worden, de afdeling debiteurenbeheer op zoek moet naar de juiste contactpersoon. Dubbel werk dus, waar de klant niets aan heeft.

3. Beweging van degene die produceert of de dienst levert

Dit is iets wat je letterlijk moet opvatten. Denk bijvoorbeeld aan het heen en weer lopen tussen verschillende werkplekken. Zulke onnodige bewegingen zijn onontkoombaar als de werkomgeving inefficiënt ingericht is.

Ga maar eens na hoe vaak je zelf naar de afdeling waar je veel mee te maken hebt moet lopen. Waar staan de apparaten en benodigdheden die regelmatig gebruikt worden, zoals de kopieermachine en de koffieautomaat of de waterkoeler?

De binnendienst medewerkers van het houtbewerkingsbedrijf moeten een paar keer per dag naar het secretariaat lopen om de orders op te halen die klanten daar afgegeven hebben. Het ver uit elkaar plaatsen van deze twee bedrijfsonderdelen, brengt verspilling met zich mee.

4. Transport van wat er geproduceerd wordt

Bij de voorgaande verspilling gaat het over overbodige bewegingen van mensen. Transportverspillingen betreffen het niet noodzakelijke transport van materialen, orders, inschrijvingen, documenten en dergelijke van de ene activiteit naar de andere. Hier gaat het dus om het transport van wat er geproduceerd wordt.

Hoe ziet dat eruit in ons voorbeeld? Incomplete orders kunnen door de binnendienst naar de afdeling verkoop gestuurd worden, die eens per week dit soort zaken oplost. Let wel, voor de verkopers is dit correctiewerk en dus verspilling. En transport van de order zelf is dat natuurlijk ook. De structurele oplossing is dat er direct bij het begin complete orderinformatie wordt gegeven.

5. Wachten

Wachtende medewerkers kunnen geen klantwaarde toevoegen. Denk aan het wachten op materialen of onderdelen of onderhoud dat nog uitgevoerd moet worden. Maar het kan ook gaan om het wachten op informatie, beoordeling of goedkeuring door een andere collega enzovoorts. Dit soort verspillingen komen veel voor.

6. Voorraad

Voorraad kan bestaan uit grondstoffen, onderhanden werk en gereed product. Zo heeft het houtbewerkingsbedrijf bijvoorbeeld teveel (afgewerkt) hout op voorraad liggen. Maar ook zaken zoals informatieverzoeken, offerte-aanvragen en klachten die in behandeling zijn, worden binnen Lean als voorraad gezien.

Voorraad kost geld omdat je meer mensen, hulpmiddelen en ruimte nodig hebt. Als het ‘voorraad informatie’ betreft, kost dat bovendien extra tijd (en dus geld). Informatie moet namelijk geordend en doorzocht worden. Voorraden veroorzaken dus ook andere verspillingen, die je in eerste instantie niet verwacht of bedacht had.

7. Overproductie

Overproductie betekent dat er meer activiteiten dan nodig plaatsvinden om aan de klantspecificaties te voldoen. Bijvoorbeeld de afmetingen van een op maat gemaakte houtconstructie een paar keer controleren, ‘voor de zekerheid’. Of extra houtvoorraden van verschillende formaten aanhouden, omdat er regelmatig pas op het allerlaatste moment orders aan het magazijn doorgegeven worden.

Deze veelvoorkomende vorm van verspilling veroorzaakt direct andere vormen van verspilling. Je verspeelt tenslotte middelen aan zaken waar de klant niet om gevraagd heeft en er wordt meer geproduceerd dan voor direct gebruik noodzakelijk is. Dat leidt ondermeer tot materiaalvoorraden die niet meer te gebruiken zijn als klantwensen veranderen en achterhaalde informatie over orders en klanten.

8. Talent

Veel mensen werken onder of boven hun niveau. Kijk naar de binnendienst medewerkers die bezig zijn om orders compleet te maken omdat de verkopers geen complete orderinformatie verstrekken. Die willen snel verder met verkopen en de loyaliteit van binnendienst medewerkers houdt dat gedrag in stand.

Maar eigenlijk snapt iedereen dat het sneller werkt als de verkopers gewoon complete informatiepakketjes aanleveren. Het is een kleine extra inspanning, die de binnendienst een grote tijdwinst oplevert.

Met de overdracht van activiteiten naar anderen dan diegenen waar de informatie vandaan komt (in dit geval van verkoop naar binnendienst), loop je bovendien een groter risico op fouten door miscommunicatie. Het gaat erom dat de juiste persoon de juiste activiteiten uitvoert en informatie meteen aan de bron goed vastlegt.

Het frustreert binnendienstmedewerkers als ze steeds met allerlei herstelacties bezig moeten zijn en dat komt hun enthousiasme en inzet niet ten goede. Ze zijn bezig met dingen die in principe onder hun niveau liggen.

Ook verkopers worden er niet vrolijk van. Zij beginnen binnendienst collega’s als lastige boekhouders te zien, die “lopen te zeuren om details”. Geen motiverende gedachte die helpt om het voortaan volledig aan te leveren, terwijl daar wél de oplossing ligt.

Hoe Lean de helpende hand biedt

Lean is erg geschikt om problemen zoals in deze blog beschreven structureel op te lossen. Door de 5 Lean principes consequent toe te passen, wordt er namelijk een cultuurverandering in gang gezet, die snel leidt tot effectievere en efficiëntere processen. Lees daar meer over in de blog Wat zijn de 5 principes die Lean zo succesvol maken?

Sparren over Lean

Heb je na het lezen van deze blog vragen of wil je graag sparren over het implementeren van Lean binnen jouw organisatie? Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend consult van 1 uur. Of stuur een mail naar welkom@leanresults.nl.

.
Over Louis Brackel, oprichter en mede-eigenaar LeanResults

Ruim 25 jaar ervaring als financieel manager, Master Black Belt in Lean, adviseur, coach en programma- en projectmanager op het gebied van performance management en Lean. Geen academische theorieën of vage concepten, maar straight to the point met bewezen tools. .