Lean hulpmiddelen Just in Time, Kanban, Zero Defects en 5S

Bij Lean draait het om het vergroten van waarde voor de klant door het optimaliseren van processen en het minimaliseren van verspillingen. Het gevolg daarvan is dat er kosten worden bespaard, maar dat is niet het primaire doel. Hoe vertaal je deze Lean essentie succesvol naar de praktijk en welke hulpmiddelen kun je daarbij gebruiken?

Over hoe je start met Lean hebben we al eens geschreven. In deze blog focussen we op een aantal veelgebruikte Lean hulpmiddelen die hun waarde in de praktijk bewezen hebben. Het zijn concrete tools die je helpen om het werk en de processen beter te organiseren, met zo min mogelijk verspilling.

Just in Time (JIT)

Het Just in Time concept is een pull-strategie. Het uitgangspunt is dus wat de klant wil of nodig heeft en niet wat jij graag wilt verkopen (push).

Een uitvloeisel daarvan is het JIT principe dat je op basis van de klantvraag produceert en voorraad aanhoudt. Op die manier verspil je geen tijd en geld aan het opslaan van overtollige middelen die aangeschaft zijn als gevolg van een ondoordachte planning.

Een ander voordeel van de productie op de vraag afstemmen, is dat je continu in kleinere batches kunt produceren. Daarmee vermijd je grote fluctuaties in de productie, waardoor het productieproces soepeler verloopt.

Met kleinere batches werken betekent ook dat de productie beter in de gaten gehouden kan worden. Eventuele inefficiënties en fouten worden sneller opgespoord en gecorrigeerd, waardoor de kans op grotere problemen in de toekomst een stuk kleiner wordt.

Kanban

Het populaire Kanban is een uitstekend hulpmiddel waarmee je JIT kunt implementeren. Het werk wordt met deze methode namelijk in kleine stukjes opgedeeld, waarbij er rekening gehouden wordt met de hoeveelheid werk die iedere medewerker op enig moment aankan.

Kanban – van het Japanse kan ‘visueel’ en ban ‘kaart of bord’ – wordt gebruikt om te signaleren wanneer er iets nodig is. Meestal bestaat het systeem uit een bord met kaartjes of post-it’s. Het klassieke Kanban bord bestaat uit 3 kolommen:

• doen – wachtend op productie
• onderhanden – in productie
• klaar – geproduceerd

Ieder kaartje of post-it vertegenwoordigt een product, project of taak in het productieproces en de verplaatsing op het bord geeft de beweging door dat proces weer. Met de plaats op het bord wordt aangegeven in welke fase van het productieproces iets zich bevindt.

De belangrijkste reden waarom Kanban zo’n nuttig hulpmiddel is bij het toepassen van Lean, is dat het werk er zo voorspelbaar mogelijk mee gemaakt wordt door vooruit te plannen. Daarmee wordt overproductie of het onnodig verzetten van werk grotendeels voorkomen en kun je je snel aanpassen aan eventuele veranderingen in de vraag.

Vanwege deze voordelen wordt het Kanban bord niet alleen gebruikt voor het beheren van productiesystemen en voor software ontwikkeling. Ook andersoortige bedrijfsonderdelen plukken er de vruchten van, zoals HR en Marketing.

Zero Defects

De naam van dit efficiency concept is veelzeggend. Het streven is om alles in één keer goed te doen, in plaats van extra tijd en middelen te besteden aan het herstellen van producten of diensten van slechte kwaliteit.

Niemand maakt opzettelijk fouten en je maakt er het liefst ook zo min mogelijk. Dat is precies de reden waarom je bepaalde uitvoeringsstappen met elkaar afspreekt. De noodzaak van het volgen van die stappen wordt duidelijker als je vanuit de Zero Defects gedachte naar je werk kijkt. Doe je dat en handel je ernaar, dan zul je dus (nog) minder fouten maken.

Het maken van fouten is een vorm van verspilling. Als het product niet voldoet, verspil je materiaal. Met het herstellen van fouten, verspil je tijd. Lean gaat over het vergroten van waarde voor de klant door het reduceren van verspillingen. Logisch dus dat je dit soort verspillingen ook wilt minimaliseren.

De 5S methode

Eén van de belangrijkste Lean manieren om processen te optimaliseren en verspillingen te minimaliseren, is standaardisatie. Je wilt dat bedrijfsprocessen en werkplekafspraken en de tools die je gebruikt voor zover als mogelijk eenvoudig en standaard zijn. Met de 5S methode bereik je een heel goed standaardisatie niveau.

De 5S aanpak is laagdrempelig en eenvoudig en mede daardoor zo effectief. De 5 S’en Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke staan voor:

• Sorteren
• Schikken
• Schoonmaken
• Standaardiseren
• Standhouden

5S wordt wereldwijd gebruikt voor een duurzaam schone en efficiënte werkplek. Als je deze methode toepast, dan zijn overbodige handelingen verleden tijd en heb je alles wat nodig is voor het werk van die dag binnen handbereik.

Aan de slag met Lean hulpmiddelen

Wil je aan de slag met deze Lean hulpmiddelen binnen jouw bedrijf en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Of zijn jullie er al mee bezig en willen jullie implementatie hulp of -advies? Neem dan gewoon even contact met ons op. Of plan een vrijblijvend consult van 1 uur in.

.
Over Louis Brackel, oprichter en mede-eigenaar LeanResults

Ruim 25 jaar ervaring als financieel manager, Master Black Belt in Lean, adviseur, coach en programma- en projectmanager op het gebied van performance management en Lean. Geen academische theorieën of vage concepten, maar straight to the point met bewezen tools.