7 Agile principes uitgelegd

Agile principes en -werkwijzen zijn aanvankelijk ontwikkeld voor softwarebedrijven, maar steeds meer andersoortige organisaties maken er inmiddels ook gebruik van. Denk aan zorginstellingen, non-profits en grotere MKB bedrijven.

In deze blog zetten we 7 krachtige Agile principes op een rij die door veel mensen gebruikt worden om hun organisaties flexibeler en gezonder te maken.

1. Doelstellingen afstemmen

Elk team stelt een eigen visie en ontwikkelpad op voor haar dienstverlening. Met dat ontwikkelpad laat je zien hoe je de doelstellingen gaat behalen. De teamdoelstellingen sluiten altijd aan op die van de organisatie als geheel.

Deze afstemming zorgt voor meer begrip tussen de technologie, meestal IT, en de teams die de dienst leveren. Een gevolg daarvan is dat de traditionele bedrijfssilo’s verdwijnen of minder rigide worden. Teams kunnen écht samen projecten uitvoeren en processen verbeteren.

2. Werkende communicatiestructuren

Agile teams stellen eigen communicatieprotocollen op, zodat de interactie met anderen zo betekenisvol en productief mogelijk is.

Voor veel teams blijken onderstaande manieren van communiceren het meest effectief:

• face to face
• tele- of videoconferencing
• ‘gewoon’ via de telefoon
• instant messaging
• e-mail

Het spreekt voor zich dat al deze manieren van communiceren alleen goed werken met een goede voorbereiding, een duidelijke agenda en adequaat timemanagement. Plus een resultaatgerichte instelling van alle betrokkenen.

Elkaar regelmatig kort spreken, is beter dan slechts af en toe lange sessies houden. Want dan verlies je het zicht op de inhoud, waardoor de motivatie afneemt.

3. Samen terugkijken (retrospectives)

Continue en stapsgewijze verbetering werkt goed voor veel teams. Samen terugkijken (wat binnen Agile retrospectives wordt genoemd), speelt daar een belangrijke rol in.

We hebben de neiging om alsmaar vooruit te willen kijken en ons te ergeren aan wat er nog niet gedaan is. Achterom kijken en zien wat er wel gedaan is, doen we te weinig. Terwijl je daar juist energie van krijgt en er ook nog eens veel van kunt leren.

De focus van retrospectives is gericht op onderwerpen zoals:

• Wat werkt (niet) goed voor onze klanten?
• Wat kunnen we verbeteren voor onze klanten?
• Wat werkt er (niet) goed in onze samenwerking?
• Wat kunnen we doen om onze samenwerking te verbeteren?

Een logisch gevolg van deze werkwijze is dat de samenwerking verbetert, terwijl tegelijkertijd de onderlinge relaties en die met klanten verbeteren.

4. Stand Up Meetings

Ook de dagelijkse Stand Up Meetings verbeteren en versterken de communicatie en samenwerking. Deze meetings werken het best als je in ieder geval het volgende met elkaar bespreekt:

• zaken die binnen een dag afgerond kunnen worden
  (taken opdelen in stukjes die je binnen een halve dag kunt doen, werkt ook erg goed)
• welke zaken prioriteit hebben
• of er blokkades zijn die opgelost moeten worden om deze prioriteiten goed uit te voeren
• de individuele commitments en die van het team – wie doet wat
  (maak ze zichtbaar op het verbeterbord, zie punt 5)

De voordelen van dagelijkse Stand Up Meetings:

• verschuiving van het individueel uitvoeren van taken naar het werken in een team
• je bespreekt ideeën met elkaar én wat het beste is voor een optimale voortgang
• relevante informatie dagelijks uitwisselen maakt de kans groter dat deze beklijft
• omdat het werk geprioriteerd wordt, is er een actieve rol van ieder individu nodig
  (teamleden worden wanneer nodig geholpen, blokkades worden verwijderd en de allerbelangrijkste zaken worden als eerste afgemaakt)

5. Maak werk zichtbaar

Door werk fysiek zichtbaar te maken, bijvoorbeeld met het Kanban bord, kunnen teams zich concentreren op de onderdelen met de hoogste prioriteit (lees: wat voor de klant het waardevolst is).

Het klassieke Kanban bord bestaat uit 3 kolommen:

• doen – wachtend op productie
• onderhanden – in productie
• klaar – geproduceerd

Deze heldere indeling schept duidelijkheid. Het gevolg daarvan is dat het werk veel effectiever geprioriteerd en uitgevoerd wordt. Een mooi bij-effect is dat teams die op deze manier werken ook veel meer betrokken en gemotiveerd zijn.

6. Focus op gecreëerde waarde

Het fysiek zichtbaar maken van het werk is een logische opstap naar het werken en denken in waarde voor de klant:

1. de externe waarde zoals klanten die ervaren
   .
   Los van het proces, product of de dienst is het voor het lange termijn succes van de organisatie belangrijk om de voordelen die klanten ervaren goed te begrijpen.
   .
2. deze klantinformatie proactief delen met elkaar op alle niveaus in de organisatie
   .
   De Agile mindset helpt mensen te focussen op het gemeenschappelijke doel en het doorgronden van de klantbehoeften.
   .

Deze klantwaarden vertalen zich natuurlijk ook in waarden voor de organisatie. Zoals de omzet, besparingen, het behouden van klanten, medewerkerstevredenheid en minder verzuim.

7. Succes is van iedereen

Het vieren van successen is een belangrijke gewoonte, die in veel organisaties helaas te weinig aandacht krijgt. Met het gezamenlijk vieren van successen verstevig je de band met elkaar.

Net als de 6 andere Agile principes versterkt ook deze het vertrouwen. Hoe meer vertrouwen, hoe meer kans op een succesvolle uitvoering. Door medewerkers die sowieso erg gemotiveerd zijn.

Agile principes in de praktijk brengen

Deze 7 Agile principes zijn heel concreet en toe te passen binnen non-profits, zorginstellingen en in het bedrijfsleven. Wil je graag hulp bij het wendbaarder maken van jouw organisatie? Neem dan gewoon even contact met ons op. Dan plannen we een vrijblijvende (telefonische) afspraak in.

.
Over Louis Brackel, oprichter en mede-eigenaar LeanResults

Ruim 25 jaar ervaring als financieel manager, Master Black Belt in Lean, adviseur, coach en programma- en projectmanager op het gebied van performance management en Lean. Geen academische theorieën of vage concepten, maar straight to the point met bewezen tools.