Case
Provincie realiseert effectieve sturing op begroting
De situatie
Het bestuur van de provincie Utrecht wilde zorgen voor meer transparantie en effectieve besteding van gemeenschapsgeld. De jaarlijkse begroting werd slecht gebruikt door de politiek en ambtenaren. Het begrotingsproces duurde bovendien ruim een half jaar, er waren te veel ambtenaren mee bezig en iedereen was vlak na het begin al weer de draad kwijt.
De ambitie
De provincie Utrecht wilde de sturings- en informatiewaarde van de begroting sterk verbeteren, het begrotingsproces drastisch versnellen en commitment en draagvlak creëren voor het gebruik van de begroting. De begroting en het opstellen daarvan moesten niet langer ‘het feestje van de bedrijfsvoering’ zijn, maar een door de hele organisatie begrepen en gedragen instrument worden.
De aanpak
LeanResults adviseerde en begeleidde de provincie Utrecht bij de volgende stappen:
- het samenstellen van een multidisciplinair verbeterteam, met de makers én de gebruikers van de begroting
- het in kaart brengen van het huidige proces met behulp van de waardestroom via brown paper sessies
- het kwantificeren van de verschillende processtappen in termen van tijd, doorlooptijd, fouten en herstelacties
- het ontwerpen, invoeren, evalueren en bijstellen van het nieuwe proces
- het uitdragen van de lessons learned en toepassing daarvan binnen andere processen
De resultaten
Een veel beter afgestemd proces van voorbereiding van de begroting
Een transparante begroting met duidelijke relaties tussen taken en geld, met actuele cijfers en ontwikkelingen
90% tijdwinst door een ‘snelkookpansessie’ van drie dagen met alle betrokkenen die ter plekke de begroting maken en afstemmen
Inkorting van het totale proces met 75%: van 6 naar 2 maanden
Een nieuwe rol van programma-coördinator als ondersteuner van de programma-verantwoordelijke: zowel inhoudelijk als financieel coördineren, in samenwerking met de businesscontrollers
Gerichte voorbereiding met focus op speerpunten, ontwikkelingen in de omgeving, templates, indicatoren en financiën, inclusief fotomateriaal en grafieken
De sterk verbeterde doorlooptijden van verschillende fasen in het begrotingsproces benadrukken nog eens de enorme tijdwinsten die zijn geboekt:
Voorbereiding: van 6 à 8 weken naar 3 weken
Uitvoering: van 11 à 14 weken naar 1 week
Besluitvorming: van 9 weken naar 3 weken
De conclusies
Vaak is ‘onderling begrip’ het sleutelwoord in het succes van Lean projecten. Ook in dit geval kwam dat weer naar voren. Door de verschillende stakeholders in het begrotingsproces en bij het gebruik van de begroting bij elkaar te brengen werden muren geslecht en belangrijke, grote stappen gezet.
Een situatie waarin ambtenaren met onbegrip of zelfs frustatie naar elkaars werk keken, werd getransformeerd naar draagvlak en oprechte samenwerking. Iedereen werd er beter van – niet in de laatste plaats de burger.
De behaalde winsten in doorlooptijd en efficiency geven eens te meer aan dat met Lean grote stappen worden gezet, die zelfs vooraf gedroomde verwachtingen overtreffen.
“De helft van de uitvoeringstijd eruit geperst” (video)
In het door LeanResults begeleide verbeterprogramma bleek dat commitment en onderling begrip – zowel bij uitvoerders als bij management – minstens net zo belangrijk zijn als de procestechnische aspecten. In deze video vertelt Peet de Reuver, manager en teamleider bij Provincie Utrecht, meer over de succesfactoren in en resultaten van het verbeterprogramma.
Wat zijn úw ambities?
Lean ook voor uw organisatie veel betekenen. We helpen u daar graag bij. Leg ons gerust uw business case voor: we brengen graag vrijblijvend de mogelijkheden voor u in kaart.
Over de opdrachtgever
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning vormen samen het bestuur van de provincie Utrecht. Zij worden ondersteund door een complete ambtelijke organisatie van ongeveer 800 medewerkers. Aan het hoofd staat de directie als schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie. De provincie is verantwoordelijk voor de inrichting van de ruimte, een goede bereikbaarheid van steden, dorpen en het platteland en een veilige en schone leefomgeving.
Wat zijn úw ambities?
Lean ook voor uw organisatie veel betekenen. We helpen u daar graag bij. Leg ons gerust uw business case voor: we brengen graag vrijblijvend de mogelijkheden voor u in kaart.
